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Déménagement bureaux : nos conseils pour un déménagement sans stress


En raison de la quantité et de la nature des affaires à déplacer, déménager un bureau est souvent une opération très stressante. En effet, vous devez penser à plusieurs choses à la fois : le démontage, le transport du mobilier, les formalités administratives, etc. La liste des tâches à remplir est longue. Or, rien ne doit être laissé au hasard pour prévenir les mauvaises surprises. Heureusement, il existe quelques astuces simples pour déménager ses bureaux dans les bonnes conditions. 

Anticiper pour bien s’organiser 

L’anticipation est une des clés d’un déménagement d’entreprise réussi. Elle vous évite d’oublier des tâches essentielles, et donc de perdre du temps et de l’argent. Dans cette optique, pensez à planifier votre déménagement. Fixez un délai d’exécution pour chaque opération à effectuer pour avoir le temps de tout réaliser jusqu’au jour du déménagement. Pour ce faire, choisissez une date pour le changement de local et servez-vous-en comme repère temporel pour l’organisation.

Veillez à aviser vos collaborateurs à l’avance pour qu’ils puissent se préparer au déménagement. Informez également les fournisseurs, les clients et les partenaires du changement d’adresse pour garder vos contacts. Il est conseillé d’expliquer les raisons du déménagement en des termes concis et clairs avant l’effectivité du changement de local. Cela évitera la confusion et rassurera vos relations professionnelles sur votre sérieux et fiabilité. Vous pouvez commencer la communication plusieurs mois à l’avance pour laisser du temps à vos clients et à vos partenaires de vous contacter pour obtenir plus d’informations sur les changements à prévoir après le déménagement. 

Choisir un déménageur professionnel

Un déménagement de bureaux est une opération complexe qui nécessite l’intervention de professionnels. Il est conseillé de faire appel à des déménageurs qualifiés pour éviter les mauvaises surprises et le stress. Confier le déménagement à des amateurs expose vos équipements et votre matériel de bureau à des dommages plus ou moins graves. Pour faire le bon choix, commencez par contacter plusieurs spécialistes pour obtenir un devis détaillé. Comparez les offres et sélectionnez les entreprises dont les prestations et les tarifs vous convaincront.

Trier les équipements de bureau et être méthodique pour la mise en carton

Le déménagement est plus simple si vous réinstallez vos bureaux dans un local déjà meublé et équipé. Il suffit de ramener les dossiers et certaines fournitures. Ces objets sont généralement peu encombrants. Si vous avez choisi des pièces vides pour vos nouveaux bureaux, il est essentiel de bien trier vos affaires. Procédez méthodiquement pour rendre la tâche plus facile. Gardez les dossiers et fournitures utiles et débarrassez-vous des équipements superflus. Réalisez un inventaire au fur et à mesure pour vous assurer de ne rien oublier. Un tri préalable vous permet de déterminer si vous aurez besoin d’un service de stockage externe pour certains équipements. Si c’est le cas, confiez votre matériel à Breton Box. 

Après le tri, vous pourrez regrouper et emballer les équipements que vous emporterez. La première chose à faire est de débrancher les appareils. Remettez-les dans leurs cartons d’origine ou dans des contenants adaptés, puis placez-les dans un lieu sûr. Ensuite, démontez et emballez le mobilier de bureau. Compte tenu de l’ampleur de la tâche, n’hésitez pas à déléguer cette étape à Berton Box. Ce professionnel fournit les emballages adéquats et peut se charger de la mise en carton. Il dispose aussi du matériel nécessaire (gants, marqueur, chariots, etc.) pour mener à bien l’opération. 

Inviter les collaborateurs à participer au déménagement

Un déménagement de bureaux peut éventuellement entraîner des embauches massives nécessitant votre installation dans des locaux plus spacieux, ou encore l’expansion de l’activité de l’entreprise. Impliquez vos collaborateurs dans le déménagement de bureaux pour faciliter la transition. Le changement de local ne doit pas affecter leur motivation et leur productivité. Assignez des tâches spécifiques à chacun pour stimuler leur sentiment d’appartenance à la société.

Vous pouvez solliciter l’avis des membres de votre staff pour bien organiser le déménagement. Tenez compte de leurs remarques pour bien préparer l’opération et simplifier l’installation dans le nouveau local. Impliquer les collaborateurs est aussi un bon moyen de renforcer la cohésion et l’esprit d’équipe.

S’occuper à temps de toutes les formalités administratives

Les démarches administratives lors d’un déménagement de bureaux sont souvent assez fastidieuses. C’est l’une des raisons pour lesquelles il est plus sage de s’en occuper le plus tôt possible. Vous devrez entre autres faire suivre le courrier, changer le numéro de SIRET et migrer la connexion Internet. Si vous louez vos locaux actuels, n’oubliez pas d’envoyer un préavis aux propriétaires des lieux. En principe, cela doit être effectué au moins 3 moins avant votre départ. Si le contrat de location le prévoit, vous devrez remettre les locaux dans leur état initial avant le déménagement.

Sachez qu’il existe des formalités spécifiques à remplir en fonction de la nature de l’entreprise. Pour vous conformer aux obligations propres à votre secteur d’activité, il est plus simple de confier les tâches administratives à un déménageur professionnel. 

Accueillir les collaborateurs dans les nouveaux bureaux

Le confort et le bien-être de vos collaborateurs dépendent notamment des aménagements des nouveaux locaux. Après avoir installé les meubles et l’équipement, vérifiez que ce que vous avez prévu répond parfaitement aux différentes normes de sécurité. Pensez aussi aux dispositions à mettre en place pour accorder l’accès de vos collaborateurs aux nouveaux bureaux. Assurez-vous que tout le monde possède un badge avant le premier jour de travail dans les nouveaux bureaux. Si vous employez un vigile, pensez à lui remettre les clés de l’immeuble pour qu’il puisse ouvrir aux salariés.

Se poser les bonnes questions avant de déménager

Un déménagement de bureaux ne s’improvise pas. En tant que dirigeant, vous devez vous poser des questions pour identifier clairement vos besoins et réussir votre changement d’adresse. Avez-vous pensé à toutes les tâches à effectuer avant le jour J ? De quels types de prestation avez-vous besoin pour déménager sans stress ? Quelles formules peut proposer le déménageur ? Quel budget devez-vous prévoir ? Est-il possible de réaliser le déménagement en une journée ou demandera-t-il plus de temps ?

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